Zapier是什麼？5步驟設定教學、自動化應用、好處、費用一次看！

文章最後修改於 2025-05-09

懶人救星來了！Zapier 是什麼＋5 大自動化好處，讓你從雜事中解放！

（一）Zapier 介紹

Zapier 是一種「不用寫程式」就能讓應用程式之間聯動的自動化工具。

試著回想，你是否常常會需要在各種不同的工具程式中跳來跳去，來完成不同的工作項目，像是使用 Gmail 收信、Slack 溝通，或使用 Notion 紀錄靈感，卻偶有缺漏？

這時候，就可以利用 Zapier 將它們串連起來，讓 A 程式中的一件事發生的時候，B 程式就自動完成另一件事，這個過程就是「自動化流程」。

Zapier 背後的邏輯叫做「Zap」，也就是你設定的每一條流程。

每個 Zap 至少會包含一個「Trigger（觸發條件）」和一個「Action（要執行的動作）」。

像是你設定：「每當有人在 Google 表單填寫問卷，就自動把內容用 Gmail 寄信通知我」，這整串流程就是一個 Zap。你只需要設定一次，以後它就會自己執行。

目前 Zapier 支援超過 7,000 種 App，從辦公室常用的 Gmail、Google Sheets，或行銷工具像 Mailchimp、Hubspot，以及 IG、YouTube、Trello 都可以串連。

只要你的工作裡有用到網路工具、平台或系統，幾乎都可以一起整合進來，不用一次打開一堆 App，也不怕漏做某件代辦事項。

如果你想做更有邏輯的流程，Zapier 的某些方案也支援「條件判斷」。

像是：「如果客戶填表的選項是 A，就寄信通知 Alex；如果是 B，就傳訊給 Jerry。」，你還可以加上設定讓它延遲幾分鐘再發送、格式轉換等功能，整體彈性十足。

（二）Zapier 好處

💡 Zapier 好處 1：完全不需要會寫程式，也能做出超強自動化

很多人聽到「自動化」就以為要寫程式，但 Zapier 的優點之一就是使用門檻低，不會寫程式也完全沒關係。

你只要設定「需要做什麼」及「什麼時候要動作」，接著就像組積木一樣把步驟串接起來，Zapier 就能自動幫你搞定複雜流程。

對於沒有技術背景的人來說，就像開了外掛，再也不需要請工程師幫忙才能完成。

💡 Zapier 好處 2：操作介面設計直覺，新手也能快速上手

Zapier 的操作畫面做得很像引導式流程，直覺式一步步教你點選、輸入、設定，連流程圖都幫你畫好了，若是設定有錯誤也會標記得清清楚楚。

剛開始也不怕會不知從何下手，不像有些系統要先研究半天，Zapier 很快就能搞懂邏輯，實作出一條能確實執行的自動流程。

💡 Zapier 好處 3：設定彈性大，能根據不同情況做對應動作

Zapier 不只做簡單的「A 發生 → B 跟著做」這種直線流程，它同時也能做比較進階的邏輯判斷，像是「如果符合某個條件，再做某件事」，或是「做完第一件事，再延遲 10 分鐘做第二件」。

甚至可以同時設定好幾個分支，在同一個 Zap 流程中處理好幾種任務，完全照你的需求客製化調整。

💡 Zapier 好處 4：整合各種不同領域的 App，涵蓋廣泛

Zapier 支援的程式包含許多不同領域，不管你從事行銷、電商、客服、個人接案或內部協作，Zapier 高機率都找得到你需要使用的工具。

就算不同工作內容，只要 App 有在 Zapier 支援的程式清單中，就能一起整合進流程裡。

💡 Zapier 好處 5：節省大量重複動作，提升工作效率

你可能每天進辦公室後，都要先重複做一樣的事，像是會議前打開信箱 → 把內容整理到表格 → 傳訊息通知同事確認需求。

而這些動作現在都可以讓 Zapier 幫你自動完成，重點是它不會缺漏、也不會出錯，只要流程設定好，就能天天準時幫你處理重複單調的繁雜工作。

讓你的工作效率更好，錯誤率也變低，將時間省下來還可以去做其他更重要的事情。

（三）Zapier 適合誰

無論你是個人使用者還是團隊管理者，只要你的工作上常需要切換多個工具、處理重複性動作，都能利用 Zapier 省下大量時間：

📝 創業者與中小企業經營者

希望把時間集中在業務成長上，不必被繁瑣的行政或通知工作綁住，像報表更新、信件通知、客戶記錄等，都能交給自動化流程處理。

📝 行銷團隊

需要定期推播內容、分類名單或同步多個平台（如 EDM、社群、表單），利用 Zapier 可以大幅減少切換工具的時間，讓行銷活動執行更流暢。

📝 業務與銷售人員

常用 CRM 工具或聯絡潛在客戶時，可以串接像是表單、電子郵件和排程系統，自動整理名單，不用自己一筆筆手動輸入。

📝 資訊系統與技術維運人員

需要整合多套內部工具或監控系統，透過 Zapier 快速打通彼此之間的資料傳遞，減少重複設定與人工維護。

📝 客服人員

可以將客服表單、線上對話工具、回覆信件整合在一起，加速回應速度，同時讓使用者紀錄統一存放，提升消費者的體驗。

Zapier 教學 5 步驟，帶你從註冊到啟動第一個自動化！

（一）Step 1：註冊、登入

首先，打開 Zapier 官網，註冊一個帳號，也可以直接用 Google、Microsoft 或 Facebook 快速註冊。

完成註冊後，系統會提供 14 天的免費試用期，期間內無限制地試用多步驟自動化、條件判斷等進階功能，協助熟悉整體操作與設定方式。

試用期結束後，系統會要求你選擇一個付費方案。

雖然免費方案仍可繼續使用，但功能會受到限制，例如每條 Zap 流程最多只能設定兩個動作，較不適合需要執行複雜自動化任務的情境。

（二）Step 2：建立一個新的 Zap

登入進去之後，左側會看到「＋Create」這個選項，點進去後右側會有「Zap」按鈕，點擊後就可以開始建立自動化流程。

整個畫面會分為兩區域，上方是機器人（Copilot）；下面是由兩個區塊所堆疊起來，上方是 Trigger，也就是觸發條件，下面是 Action，也就是發生事情後要自動執行的動作。

（三）Step 3：設定觸發條件（Trigger）

在 Zapier 中建立流程時，第一步是設定「觸發條件」，也就是定義當哪一個事件發生時，要啟動這條自動化流程。

觸發條件的步驟需要先選擇一個應用程式，並指定一個事件類型作為觸發點。

接著你需要授權想要串接的應用程式給 Zapier，像是 Google、Slack、Dropbox 等 App 帳號，讓 Zapier 順利幫你抓取資料。

以「當 Google 雲端硬碟中的特定資料夾新增檔案時，自動寄送一封 Email」為例：

需要選擇 Google Drive 作為觸發應用程式，並指定「New File in Folder」作為觸發事件，授權帳號並選擇想要的資料夾，Zapier 就會在該資料夾新增檔案時，自動啟動後續流程。

這時候建議先打開你指定的 Google 雲端硬碟，事先在你選定的資料夾中新增一個測試檔案，以便後續測試。

回到 Zapier，在畫面的「Test」區塊點選「Test Trigger」，系統會自動讀取剛剛新增的檔案作為樣本，確認是否能成功抓取資料夾中的變動。

✨小提醒

如果你不確定該怎麼設定，或者不想花太多時間點選，也可以直接使用 Zapier 的 Copilot 協助工具！

（四）Step 4：設定動作（Action）

設定完觸發條件後，下一步就是「動作（Action）」，也就是告訴 Zapier「當剛才那件事發生後，要幫我做什麼」。

你需要選擇一個執行任務的 App，並指定一個具體動作，這步驟中同樣需要授權讓 Zapier 存取對應帳號的操作權限，它才能幫你完成指定任務。

我們沿用上一步驟中「雲端中若是有新增任何檔案就寄送 Email」的範例，選擇 Gmail 作為執行任務的應用程式，接著選取「Send Email」讓 Zapier 要寄送信件，接下來依據只是授權 Gmail 帳號。

授權完成後，畫面會跳出一份郵件設定表單，需要輸入寄信的相關內容，以下是主要項目：

• To：收件人的 Email，例如填自己工作使用的信箱。

• Subject：信件主旨，可以打「雲端硬碟中新增了新檔案」。

• Body：信件內容，這裡可以插入剛剛觸發事件中擷取的資料，例如新檔案的名稱、上傳時間或檔案連結等。

其他還可以決定是否需要設定副本、密件副本收件人，或是同步寄給聯絡人群組等。

在這個步驟中，建議一樣在畫面的「Test」區域檢查目前的設定是否可以正常運作。

延伸剛剛的範例，當我們以「新增檔案時自動寄信通知自己」來設定 Gmail 發信內容，可以這樣設計：

信件標題（Subject）輸入固定文字，例如「雲端硬碟中新增的新檔案」，信件內容（Body）中，還插入來自觸發事件的欄位，也就是剛剛資料夾中新出現的檔案名稱、類型或是擁有者資訊。

這些欄位都可以透過「＋」按鈕從清單中選擇對應的資料欄位，不需要手動輸入。

（五）Step 5：啟用 Zap，開始自動化流程

所有設定都完成後，右下角會出現「Publish」，點選後整個流程就會正式啟用。

之後只要資料夾中有新增任何檔案，Zapier 就會照你設定的流程自動寄信，整個過程你完全不用手動操作。

Zapier 應用怎麼玩？6 種你早該使用的自動化魔法！

（一）行銷人員｜表單填完自動加名單、寄信、標籤分類

你每天跑廣告、收集名單，還要手動貼到 Excel 或寄出感謝信？

Zapier 可以幫你將 Typeform 或 Google Forms 的表單資料，自動寫進 Google Sheets、寄出 Mailchimp 或 Gmail 的品牌電子報。

或是幫你在 HubSpot、ActiveCampaign 等 CRM 系統裡自動加上標籤，整個流程全自動執行，節省大筆時間。

（二）業務、銷售｜追蹤潛在客戶、發信、排任務一次搞定

每有一個潛在客戶填完聯絡表，Zapier 可以馬上幫你寄出回覆信（用 Gmail、Outlook）、同步資料到 Salesforce、Notion，還能建立任務到 Trello、ClickUp、Asana，提醒自己要跟進聯絡，完全不用擔心遺漏。

（三）創作者、自媒體經營者｜貼文同步、多平台備份很輕鬆

你在 IG 發佈一篇貼文後，Zapier 可以自動幫你同步到 Facebook Pages、Pinterest，把圖片備份到 Google Drive 或 Dropbox，自動留存創作紀錄。

（四）電商經營者｜處理訂單、發票、客訴都能自動跑流程

每當有訂單進來（像 Shopify、Cyberbiz 等平台），Zapier 可以自動同步到 Google Sheets 建立記錄，通知出貨人員（像 Slack 或 Gmail）、打發票（串接 QuickBooks、Xero）、也可以寄出滿意度調查給消費者（使用 Typeform、Google Forms）。

（五）HR、行政人員｜新進員工資料統整、面試信件一次處理好

新人填完履歷表（用 Google Forms 或 Jotform），Zapier 可以自動彙整資料到 Google Sheets 或 Airtable，接著寄出面試通知信（透過 Gmail、Outlook），還能幫你在 Google Calendar 或 Microsoft Outlook 行事曆加入面試行程，連 Zoom 會議連結都能一起附上。

（六）自由工作者｜整理委託需求、發送合約更順手

當客戶填了諮詢表單或寄來需求（利用 Typeform、Gmail、Tally 等），Zapier 可以幫你整理資料、自動新增到 Notion、ClickUp、Trello，再自動寄出合約模板（搭配 Dropbox Sign、DocuSign、Google Docs）或報價說明，讓流程清楚又省時。

最完整 Zapier 費用比較：免費、專業、企業方案差多少？

Zapier 提供免費版與多種付費方案，讓不同需求的使用者都能選擇合適的自動化功能。

免費版適合剛開始接觸 Zapier 的個人用戶，或是只需要簡單流程的人使用。

免費版每月可執行最多 100 個任務，並且只能建立「兩步驟」的 Zap，也就是一個觸發條件搭配一個反應動作，而且無法使用高級應用程式（如 Salesforce、QuickBooks），也不支援 Webhooks、使用進階條件邏輯（例如 Paths 或 Filters）。

相較之下，付費方案則開放了更多進階功能，差異如下：

💡 任務數量上限

免費方案每月限制 100 個任務，而付費方案起始級（Professional）提供每月 2,000 個任務，並可依價格調整上限至數萬以上。

💡 多步驟流程（Multi-step Zaps）

免費版僅支援單一觸發與一個動作；付費版本可設定多個動作，允許在同一 Zap 中依序執行多步操作（如：觸發表單送出 → 同時新增聯絡人 → 寄送確認信 → 加入 CRM）。

💡 條件邏輯與分支（Paths / Filters）

免費方案不支援條件式分流設定；付費用戶可依不同條件決定執行哪些動作（例如根據地區、部門自動將資料發送至不同收件人）。

💡 高級應用程式支援

Salesforce、Zendesk、QuickBooks 等被歸類為「Premium Apps」，僅限付費方案使用。

💡 Webhooks 功能

付費方案開放 Webhooks 支援，可與自訂 API 進行整合，提高與非 Zapier 原生支援應用程式的連動彈性。

💡 執行頻率

免費版的 Zap 每隔 15 分鐘才會檢查一次觸發條件；付費方案從 2 分鐘起跳，提升即時性。

💡 支援服務層級

免費方案僅提供基本文件與社群支援，付費方案則包含 Email 技術支援（Team 與 Enterprise 等級提供優先技術支援與專人協助）。

💡 多人共同作業

免費版僅限單一使用者操作，無法共用流程設定，而付費中的 Team 與 Enterprise 方案則支援多人共同作業、共用工作區與權限管理，適合團隊協作使用。

📝小提醒

任務數（Tasks）不等於 Zap 數量，任務數是指實際執行 Zap 中每一個動作的次數總和。

舉例說明：

一個 Zap 中有 1 個觸發器及 2 個動作，每次執行這條 Zap 就會消耗 2 個任務，如果這條 Zap 每天被觸發 10 次，那這條流程一週會用掉 140 個任務。

Zapier Make 差在哪？4 大自動化工具比較功能、價格、難易度！

Zapier 不夠懂行銷人？ADBest 為品牌經營者打造的自動化工具更貼心！

如果你經常被重複性的工作綁住，不妨趕緊開始使用 Zapier！

Zapier 是一款非常實用的自動化工具，能幫你把日常工作流程中的 App 串接起來，省下大量手動操作的時間，也大幅降低出錯風險，讓你可以把時間花在其他更重要的事情上。

不過，我們也理解，對於剛接觸自動化的人來說，最難的往往不是學會操作，而是「不知道該怎麼設定、該設定什麼工具才是對我最有幫助」。

每個品牌、每種業務流程的需求都不一樣，如果沒有清楚的目標和架構，可能會覺得工具看上去好像很方便，但卻無法發揮它真正的價值。

但如果你還不確定自己的品牌該怎麼設定 Zapier、自動化流程該怎麼規劃，也沒關係。

推薦你試試 ADBest 的自動化工具！

專為品牌經營者量身打造的工具，能直接串接 Google Search Console 與 GA4，自動抓取網站流量、使用者行為、轉換數據等指標，並轉化成視覺化介面，清楚呈現你「應該知道卻可能忽略」的重要資訊。

無論想了解流量變化、熱門頁面表現、用戶來源組成，還是想知道哪些內容正在替你帶來成效，ADBest 都能幫你整合好、分析好，讓你只要打開報表就能看懂、判斷，接著具體行動！

從資料讀取到策略判斷，通通幫你省下大量時間與力氣，真正做到數據驅動的高效率經營，工作該交給系統跑的，不需要你親自操心。

現在，就是開始讓 ADBest 自動化工具幫你省下時間的好時機！

延伸閱讀

🎈AI Agent是什麼？與AI差異？企業4思維＋6應用分享！

🎈SEO是什麼？10分鐘掌握搜尋引擎優化方法，新手也能輕鬆上手！

🎈FB廣告投放教學｜10個設定步驟&技巧，版位尺寸及費用一覽！

🎈n8n新手中文教學：6步安裝、7步驟部署第一支工作流！費用？

🎈Canva AI全功能圖解：14項實用功能介紹，設計門檻再降低！